Aviso legal: Este documento es información general de orientación y no constituye asesoría tributaria ni contable. Para situaciones concretas, consultá a un Contador Público Autorizado (CPA) colegiado. Los montos, formularios y procedimientos pueden cambiar; verificá siempre contra la fuente oficial antes de actuar.

Facturación electrónica (comprobantes electrónicos) en Costa Rica

1. Qué es / por qué importa

La factura electrónica —técnicamente llamada comprobante electrónico— es el documento digital en formato XML que respalda legalmente toda venta de bienes o prestación de servicios en Costa Rica. No es un PDF ni un correo impreso: el archivo XML firmado criptográficamente, validado en tiempo real por el Ministerio de Hacienda a través del sistema TRIBU-CR, es el único documento con valor tributario.

El sistema existe desde 2018 y ha evolucionado hasta la versión técnica 4.4, obligatoria desde el 1° de septiembre de 2025 (Resolución MH-DGT-RES-0027-2024). A partir de 2026, los datos de estos comprobantes alimentan el prellenado automático del formulario D-150 (IVA) y del D-101 (Renta) en TRIBU-CR, lo que hace que la calidad de la facturación sea más crítica que nunca.

Por qué importa para tu negocio:

• Sin factura electrónica válida no podés deducir gastos del Impuesto sobre la Renta.
• Sin aceptar correctamente las facturas que recibís perdés el crédito del IVA.
• No emitir comprobantes expone al negocio a multas de ₡924.400 o más y cierre (ver sección 7).
• Los datos de tus facturas ya alimentan los borradores de declaración que Hacienda te va a presentar prellenados.

2. Quién está obligado y excepciones

Obligados

Están obligados a emitir comprobantes electrónicos todas las personas físicas y jurídicas inscritas ante la Dirección General de Tributación (DGT) en el Régimen Tradicional (Régimen General de Tributación), sin importar el tamaño del negocio ni el nivel de ventas. Esto incluye:

• Empresas (S.A., S.R.L., o cualquier forma jurídica)
• Profesionales independientes (médicos, abogados, ingenieros, diseñadores, etc.)
• Comerciantes y vendedores de bienes
• Arrendadores de inmuebles inscritos en renta
• Exportadores

Excepciones y casos especiales

Caso especial — comprar al Régimen Simplificado: Si tu negocio (en Régimen Tradicional) le compra bienes o servicios a un proveedor del RTS que no emite factura electrónica, vos debés emitir una Factura Electrónica de Compra (FEC) con los datos que te entregue ese proveedor. Ese gasto no genera crédito de IVA porque el RTS no cobra ni desglosa IVA en sus ventas.

Ver también: archivo 04-inscripcion-hacienda-tributcr.md para los regímenes de inscripción disponibles en Hacienda.

3. Requisitos / qué se necesita para emitir

Para emitir comprobantes electrónicos válidos se requieren tres elementos:

3.1 Inscripción activa en el RUT con actividad económica lucrativa

Debés estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) ante la DGT, con al menos una actividad económica activa. Sin inscripción no es posible obtener la llave criptográfica ni acceder al módulo de facturación en TRIBU-CR.

Ver: 04-inscripcion-hacienda-tributcr.md

3.2 Llave criptográfica (archivo.p12)

La llave criptográfica es un archivo en formato .p12 (también llamado PFX) que la DGT genera específicamente para cada contribuyente. Es la "firma" que valida que cada comprobante fue emitido por vos ante Hacienda. Es gratuita, distinta de la Firma Digital del BCCR, y se obtiene directamente desde TRIBU-CR.

Diferencia clave:

3.3 Sistema de facturación compatible con el esquema 4.4

Existen dos rutas:

A) TicoFactura (gratuito) — herramienta oficial de Hacienda Disponible dentro de TRIBU-CR. Genera XML válido bajo el esquema 4.4 sin costo y reemplazó al viejo facturador del ATV desde octubre 2025. Es la opción recomendada para contribuyentes con volumen bajo. Hacienda no ha publicado un límite mensual formal de comprobantes para TicoFactura, pero la herramienta es manual: cada factura se digita a mano, no se integra con tu punto de venta ni con un ERP, y no maneja bien catálogos grandes. No requiere contratar ningún proveedor externo.

B) Proveedor tecnológico privado (antes llamado PAC) Software o plataforma en la nube de un proveedor privado homologado ante Hacienda. A partir de la versión 4.4 (septiembre 2025), cada comprobante debe incluir el campo ProveedorSistemas con el número de cédula del proveedor del software. Ejemplos de plataformas en el mercado: Alegra, Gosocket, Facturar Online, DAC Solutions, Sisnet, Softland, entre otros. Antes de contratar, verificar que el proveedor esté autorizado en el listado publicado por el Ministerio de Hacienda (consultar directamente en hacienda.go.cr).

Cuándo usar un proveedor privado:

• Volúmenes altos de facturación
• Necesidad de integración con ERP o sistemas de inventario/punto de venta
• Automatización de reportes y gestión de cartera
• Soporte técnico especializado

4. Paso a paso: obtener llave criptográfica, elegir sistema y emitir

Paso 1 — Confirmar inscripción activa en TRIBU-CR

Ingresá a la Oficina Virtual (OVI) de TRIBU-CR en ovitribucr.hacienda.go.cr con tu usuario y contraseña. Verificá que tu actividad económica esté activa y que el régimen sea el correcto.

Paso 2 — Obtener la llave criptográfica

1. Dentro de TRIBU-CR (OVI), ingresá al módulo TicoFactura.
2. Seleccioná la opción Generar llave criptográfica (certificado digital).
3. El sistema valida tus credenciales.
4. Definí un PIN de protección. Según los proveedores que ya operan con TRIBU-CR, Hacienda endureció el PIN durante 2026 exigiendo más caracteres y mayor complejidad (se reporta un mínimo del orden de 14 caracteres con cambios a partir de julio 2026; verificar el requisito exacto en la guía funcional vigente de Hacienda). Guardá el PIN bien: no se puede "recuperar" el original — si lo perdés, la salida es revocar la llave y generar una nueva.
5. Descargá el archivo .p12 (PFX) y guardalo en un lugar seguro (no lo subas a Drive, correo ni servicios públicos). La misma llave firma TODOS los tipos de comprobante 4.4 (FE, TE, NC, ND, FEC, REP, FEE). La llave tiene una vigencia de 4 años; al vencer deberás revocarla y generar una nueva desde el mismo portal. Programá un recordatorio porque una llave vencida = no podés facturar.

Paso 3 — Elegir y configurar el sistema de facturación

• Si usás TicoFactura: permanecé en el módulo, configurá los datos de tu empresa (razón social, actividad económica, logo opcional) y el catálogo de productos/servicios con sus códigos CAByS (ver paso 4).
• Si usás proveedor privado: cargá el archivo .p12 y tu PIN en la plataforma del proveedor según sus instrucciones.

Paso 4 — Configurar el catálogo de bienes y servicios con códigos CAByS

Cada línea de cada comprobante debe llevar el código CAByS (Cabys — Catálogo de Bienes y Servicios) correspondiente. Este código de 13 dígitos determina la tarifa de IVA aplicable (0%, 1%, 2%, 4% o 13%). Sin código CAByS válido, Hacienda rechaza el comprobante. Los nuevos Códigos CAByS 2026 (CIIU versión 4) son obligatorios desde junio 2026; verificar actualizaciones en el portal oficial.

Paso 5 — Emitir el comprobante

1. Seleccioná el tipo de comprobante según la operación (ver sección 6).
2. Ingresá los datos del receptor (nombre, cédula o identificación, correo electrónico — hasta 4 correos en v4.4 —, actividad económica del receptor si aplica).
3. Agregá las líneas de detalle con código CAByS, descripción, cantidad, precio unitario y tarifa de IVA.
4. Indicá el medio de pago (efectivo, transferencia, SINPE Móvil, tarjeta, etc. — v4.4 amplió los códigos disponibles).
5. El sistema firma el XML con tu llave criptográfica y lo envía a los servidores de Hacienda vía la API de TRIBU-CR.
6. Hacienda responde con un mensaje de aceptación o rechazo en segundos. Solo un comprobante aceptado tiene validez tributaria.
7. Enviá el comprobante al receptor (por correo electrónico, PDF como representación gráfica, o mediante el sistema que uses).

Paso 6 — Conservar los archivos

Guardá el XML original, el mensaje de aceptación de Hacienda y el mensaje de confirmación del receptor. Plazo mínimo: 5 años (ver sección 6).

5. Costos, plazos y vigencias — la versión 4.4

Marco normativo de la versión 4.4

Cronología clave

• 1° abr 2025: Inicio del período de convivencia 4.3 / 4.4 (ambas versiones aceptadas)
• 1° set 2025: Versión 4.4 obligatoria para todos los contribuyentes del Régimen Tradicional
• 6 oct 2025: TRIBU-CR reemplaza definitivamente al ATV como única plataforma oficial
• 2026: Declaraciones D-150 (IVA) se prellenan automáticamente con datos de comprobantes 4.4 en TRIBU-CR
• Jun 2026: Nuevos códigos CAByS 2026 (CIIU versión 4) obligatorios
• 1° nov 2026: Entra el nuevo formato alfanumérico de 6 caracteres para cédulas jurídicas, que los sistemas de facturación deben soportar a partir de esa fecha. Surge del Decreto N° 44648-MJ porque se agotó el consecutivo numérico (3-101-999999). Las cédulas existentes no cambian; el formato alfanumérico aplica a nuevas inscripciones. Asegurate de que tu facturador acepte cédulas de receptor con letras.

Estado de la versión 4.3

Desde el 1° de septiembre de 2025, Hacienda solo acepta comprobantes nuevos en formato 4.4. La versión 4.3 se mantiene válida únicamente para emitir notas de crédito o débito que ajusten documentos anteriormente emitidos en 4.3. Para todo lo demás, la 4.3 quedó obsoleta.

Costos

Vigencia de la llave criptográfica

La llave criptográfica tiene una vigencia de 4 años. Al vencer, debés revocarla desde TRIBU-CR y generar una nueva. Si la llave vence y no la renovás a tiempo, no podrás firmar nuevos comprobantes.

6. Obligaciones recurrentes: emitir, aceptar y conservar

6.1 Tipos de comprobantes electrónicos

El sistema costarricense contempla los siguientes tipos de comprobantes (Decreto 44739-H y Resolución MH-DGT-RES-0027-2024):

Nota sobre el REP: El Recibo Electrónico de Pago es el comprobante más nuevo, introducido con la versión 4.4. Si vendés a crédito y solo cobrás en partes, debés emitir un REP por cada pago recibido referenciando la factura original. Esto impacta directamente el momento en que declarás el IVA.

6.2 Obligación de aceptar y confirmar comprobantes recibidos

Cuando recibís una factura electrónica de un proveedor, tenés 8 días hábiles para emitir uno de estos mensajes de confirmación en XML ante Hacienda:

• Aceptación total: estás de acuerdo con el comprobante en su totalidad
• Aceptación parcial: aceptás parte del monto (ej.: hay un ítem en disputa)
• Rechazo total: el comprobante no corresponde a una compra real tuya

Por qué es crítico aceptar a tiempo:

• Sin aceptación dentro del plazo, el gasto no es deducible del Impuesto sobre la Renta.
• Sin aceptación, no podés acreditar el IVA pagado en esa compra contra tu IVA cobrado.
• Si no respondés en 8 días hábiles, la factura queda tácitamente aceptada por defecto ante Hacienda, pero tu responsabilidad ante el fisco sigue corriendo si no registraste el crédito correctamente.

Ver también: archivo 06-IVA.md sobre el crédito fiscal del IVA.

6.3 Conservación de los XML

Tanto los comprobantes emitidos como los recibidos deben conservarse por un mínimo de 5 años, contados desde la fecha del comprobante. Debés guardar:

1. El archivo XML original del comprobante
2. El mensaje de aceptación de Hacienda (también en XML)
3. El mensaje de confirmación del receptor (para comprobantes que lo requieran)

La conservación puede ser en sistemas propios, en la nube o mediante tu proveedor tecnológico. Hacienda puede solicitarlos en una auditoría; no tenerlos en formato XML válido puede acarrear sanciones.

6.4 Relación con IVA y Renta

IVA (D-150): Cada comprobante electrónico registra el IVA cobrado o pagado. La declaración mensual D-150 se hace en TRIBU-CR y desde 2026 se prellenada automáticamente con los datos de tus facturas 4.4. El contador o empresario revisa, concilia y corrige diferencias antes de presentar.

Ver: 06-IVA.md

Renta (D-101): Las facturas emitidas son ingresos; las facturas recibidas y aceptadas son gastos deducibles. La declaración anual D-101 también se nutre de los comprobantes registrados en TRIBU-CR. Un IVA no cobrado o no documentado correctamente afecta igualmente la base imponible de renta.

Ver: 05-renta.md

7. Sanciones por incumplimiento

Las sanciones están tipificadas en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios (CNPT):

Referencia de salario base: El salario base para multas y penas lo fija el Poder Judicial cada año. Para 2026 se mantiene en ₡462.200 (sin cambios por sexto año consecutivo, según acuerdo del Consejo Superior del Poder Judicial, sesión 113-2025 del 16 dic 2025, vigente desde el 1° ene 2026). Por eso la multa del art. 85 = 2 × ₡462.200 = ₡924.400 en 2026.

Importante: La multa del artículo 85 aplica por cada comprobante no emitido, no por período. Un negocio que opera sin facturar durante semanas puede acumular cientos de infracciones simultáneas.

Errores comunes y "lo que nadie te dice"

• Confundir la llave criptográfica con la firma digital del banco. Son distintas. Para facturar solo necesitás la llave criptográfica gratis de Hacienda. No gastés en firma digital del BCCR pensando que es requisito.
• Perder el PIN de la llave. No se recupera. Si lo perdés tenés que revocar y generar una llave nueva, reconfigurar tu facturador y volver a cargar el.p12. Guardalo en un gestor de contraseñas, no en un papel suelto.
• Dejar vencer la llave (dura 4 años). Un día te aparece todo rechazado. Poné recordatorio de calendario unos meses antes.
• Poner mal el código CAByS. Cada línea lleva su CAByS de 13 dígitos y ese código define la tarifa de IVA. CAByS equivocado = tarifa equivocada = rechazo o problema en una auditoría. Armá bien tu catálogo desde el inicio.
• No aceptar/confirmar las facturas que recibís en 8 días hábiles. Es el error que más caro sale: perdés la deducción del gasto en renta y el crédito del IVA. Revisá tu bandeja en TRIBU-CR o configurá la confirmación automática del proveedor.
• Creer que el PDF es la factura. El documento legal es el XML aceptado. Pedí siempre el XML, no solo el PDF.
• No guardar el XML de aceptación de Hacienda. Guardar solo el XML del comprobante no basta: en auditoría te piden también el mensaje de aceptación. Conservá los tres archivos por 5 años.
• Usar 4.3 para comprobantes nuevos después de set 2025. Te lo rechazan. La 4.3 solo sirve hoy para notas de crédito/débito que corrigen documentos que ya estaban en 4.3.
• Olvidar el campo ProveedorSistemas. Si usás software privado, el XML 4.4 debe llevar la cédula del proveedor del sistema. Si tu plataforma no lo incluye bien, te rechazan.
• No emitir FEC al comprarle al Régimen Simplificado. Si tu proveedor del RTS no te factura electrónicamente, el gasto solo es deducible si vos emitís la Factura Electrónica de Compra (FEC).

8. Preguntas frecuentes (Q&A)

¿Qué diferencia hay entre la factura electrónica y el tiquete electrónico? La factura electrónica (código 01) lleva los datos fiscales completos del receptor: nombre o razón social, cédula o identificación, y actividad económica. Se usa cuando el cliente necesita deducir el gasto o acreditar IVA. El tiquete electrónico (código 02) es para ventas al consumidor final donde el cliente no requiere esos datos; es lo que se emite en cajas de supermercados o tiendas al detal.

¿Tengo que saber programar para emitir facturas electrónicas? No. Podés usar TicoFactura, la herramienta gratuita dentro de TRIBU-CR, sin conocimientos técnicos. Si tenés muchas facturas o querés automatizar, un proveedor privado te integra el proceso.

¿El PDF que me manda el proveedor es la factura legal? No. El PDF es solo una representación gráfica para facilitar la lectura. El documento con validez tributaria es el archivo XML aceptado por Hacienda. Siempre pedí el XML y el mensaje de aceptación.

¿Qué hago si Hacienda rechaza una factura que emití? Debés corregir el error (código CAByS incorrecto, datos del receptor mal ingresados, etc.) y volver a emitir. La factura rechazada no tiene validez; no la enviés al cliente como si estuviera aprobada.

¿Tengo que confirmar todas las facturas que recibo? Si estás en el Régimen Tradicional, sí. La confirmación (aceptación o rechazo) dentro de los 8 días hábiles es obligatoria y determina si podés deducir el gasto y acreditar el IVA. Si usás un proveedor privado, muchos lo hacen automáticamente; confirmá que así sea.

¿Y si mi proveedor es del Régimen Simplificado y no me da factura electrónica? Vos como comprador del Régimen Tradicional debés emitir una Factura Electrónica de Compra (FEC) usando los datos que te entregue ese proveedor (cédula, nombre, monto). Ese gasto es deducible en renta pero no genera crédito de IVA porque el proveedor del RTS no cobra IVA.

¿Cuándo debo emitir un Recibo Electrónico de Pago (REP)? Cuando vendés a crédito y el cobro es diferido o en cuotas (máximo 90 días). Por cada pago parcial que recibís debés emitir un REP referenciando la factura original. El REP permite diferir el IVA hasta que efectivamente recibís el dinero, lo cual es una ventaja de flujo de caja para negocios que venden a crédito.

¿La llave criptográfica es lo mismo que la firma digital del banco? No. Son dos cosas distintas. La llave criptográfica la emite Hacienda gratis y sirve exclusivamente para firmar comprobantes electrónicos. La firma digital del BCCR la emiten entidades certificadoras, tiene un costo, y sirve para firmar contratos, trámites notariales y documentos legales en general. Para facturar, solo necesitás la llave de Hacienda.

¿Qué pasa si no renuevo la llave criptográfica cuando vence? No podés firmar nuevos comprobantes electrónicos, lo que equivale a no poder facturar. Debés ir a TRIBU-CR, revocar la llave vencida y generar una nueva. La llave dura 4 años.

¿El facturador gratuito de Hacienda (TicoFactura) tiene algún límite? No hay un tope mensual formal publicado de comprobantes. El "límite" real es práctico: TicoFactura es manual (digitás cada factura a mano), no se integra con punto de venta ni con inventario, y se vuelve incómodo con catálogos grandes o mucho volumen. Para esos casos, un proveedor privado es más conveniente. (Verificá en TRIBU-CR si en algún momento Hacienda fija un tope formal.)

¿Cuánto me cuesta arrancar a facturar electrónicamente? Si usás TicoFactura, el costo directo es ₡0: la llave criptográfica es gratis y el facturador oficial también. Solo necesitás estar inscrito en el RUT (trámite gratuito en Hacienda). Si optás por un proveedor privado, pagás su mensualidad (desde unos ₡5.000–₡15.000/mes según el plan). No necesitás comprar firma digital del banco.

¿Qué pasa si se me cae internet o el sistema de Hacienda? Aplica la contingencia: emitís y conservás el comprobante igual, y lo transmitís a Hacienda en cuanto se restablezca el servicio, dentro de los plazos del reglamento (Decreto 44739-H). No es excusa para no entregarle algo al cliente.

Soy nuevo emprendedor, ¿desde cuándo tengo que facturar? Desde que tu actividad económica queda inscrita y activa en el RUT del Régimen Tradicional. No hay "período de gracia" ni umbral mínimo de ventas: la primera venta ya debe ir con comprobante electrónico. Generá la llave criptográfica el mismo día que te inscribís.

¿Tengo que cambiar mi cédula jurídica por el nuevo formato alfanumérico? No. Las cédulas jurídicas ya existentes (3-101-XXXXXX) siguen igual. El formato alfanumérico de 6 caracteres (Decreto N° 44648-MJ) aplica a nuevas inscripciones y los sistemas de facturación deben soportarlo a partir del 1° de noviembre de 2026. Confirmá que tu facturador acepte cédulas de receptor con letras.

9. Fuentes

Las siguientes fuentes fueron consultadas en la elaboración de este documento (fecha de consulta: 14 de junio de 2026):

Oficiales / gubernamentales (Tier Oficial):

• Ministerio de Hacienda de Costa Rica: hacienda.go.cr
• Portal TRIBU-CR / Oficina Virtual: ovitribucr.hacienda.go.cr
• Poder Judicial — Salario base 2026 fijado en ₡462.200 (sesión 113-2025, vigente 1° ene 2026): pj.poder-judicial.go.cr

Normativa referenciada:

• Decreto Ejecutivo N° 44739-H (8 nov 2024) — Reglamento de Comprobantes Electrónicos para Efectos Tributarios
• Resolución General MH-DGT-RES-0027-2024 (19 nov 2024) — Esquema técnico versión 4.4
• Resolución MH-DGT-RES-0001-2025 — Ampliación de plazo
• Circular CP-08-2025 — Fecha definitiva obligatoriedad v4.4
• Decreto N° 44648-MJ — Transición a cédula jurídica alfanumérica (6 caracteres), aplicable en facturación desde el 1° nov 2026
• CNPT, Ley N° 4755 — Artículos 85, 85 bis y 86 (sanciones)

Fuentes especializadas consultadas (Tier Alta):

• EY Centroamérica — Salario base 2026 se mantiene en ₡462.200 (referencia multas tributarias): ey.com
• BDO Costa Rica — Salario base 2026 ₡462.200: bdo.cr
• Deloitte Costa Rica — Análisis de cambios v4.4: deloitte.com/latam
• Siempre al Día CR — Llave criptográfica TRIBU-CR y novedades facturación 4.4 2026: siemprealdia.co
• Alegra Blog CR — Llave criptográfica Hacienda 2026 (PIN, vigencia, renovación): blog.alegra.com
• Gosocket CR — Decreto 44739-H y transición a cédula jurídica alfanumérica: gosocket.net
• Guru-Soft CR — Versión 4.4: guru-soft.com

Para consultar la normativa original y el esquema XML 4.4, accedé directamente al portal de TRIBU-CR o al sitio oficial de Hacienda. Esta base de conocimiento se actualiza periódicamente pero no reemplaza la verificación directa en fuentes oficiales.