Obligaciones laborales especiales del patrono

Nota: Este archivo es información general de carácter educativo y no constituye asesoría legal, contable ni tributaria. Las obligaciones especiales del patrono se cruzan con varias leyes y reglamentos que cambian con frecuencia (el Reglamento de Salud Ocupacional fue sustituido por completo en 2025). Para diseñar un reglamento interno, una política contra el hostigamiento sexual o constituir una comisión de salud ocupacional, consultá con un abogado laboralista y, para planillas y cargas sociales, con un contador público autorizado (CPA).

1. Qué es / por qué importa

Además de pagar el salario, asegurar a la CCSS y al INS, todo patrono en Costa Rica tiene un grupo de obligaciones laborales "especiales": deberes de organización interna, prevención y no discriminación que la ley impone según el tamaño de la empresa o por mandato directo. No son optativas y muchas se cumplen antes de que ocurra un problema, no después.

Las cuatro grandes son:

1. Reglamento Interno de Trabajo — manual de reglas internas aprobado por el MTSS (obligatorio a partir de cierto número de personas trabajadoras).
2. Política y procedimiento contra el hostigamiento sexual — obligatorio para todo patrono, sin mínimo de personal (Ley N° 7476).
3. Comisión y/o Departamento (Oficina) de Salud Ocupacional — estructuras preventivas obligatorias según el número de personas trabajadoras (Ley N° 6727 y su reglamento).
4. Planillas, registros y deberes de no discriminación — informes obligatorios, libros de salarios e igualdad de trato.

¿Por qué importa? Porque su incumplimiento expone al patrono a multas de la Inspección del Trabajo, a una posición procesal débil en juicios laborales (sin reglamento interno cuesta justificar un despido disciplinario; sin procedimiento contra el hostigamiento, el patrono responde personalmente por los hechos que no atendió), y a responsabilidad civil y penal en los casos más graves.

Ver también: 11-ins-riesgos-del-trabajo.md (póliza obligatoria de RT, el otro pilar de la salud ocupacional), 19-codigo-trabajo-fundamentos.md (contrato, subordinación, principio protector), 20-salarios-minimos-y-jornadas.md (salario mínimo y jornadas) y 10-ccss-inscripcion-patronal.md (inscripción patronal y planilla CCSS).

2. Quién está obligado y excepciones

Notas y aclaraciones:

• El umbral de salud ocupacional se mide por centro de trabajo, no por empresa. Una misma razón social puede tener varios centros de trabajo en zonas geográficas independientes y cada uno con 10+ personas debe constituir su propia comisión (Decreto N° 45166-MTSS, arts. 9 y 11).
• La aplicación es obligatoria para el sector público y privado, y prevalece sobre cualquier negociación individual o colectiva (Decreto N° 45166-MTSS, art. 1).
• El reglamento interno y la comisión de salud ocupacional dependen del conteo de personal; la política contra el hostigamiento sexual no tiene mínimo: aunque tengás una sola persona empleada, debés tenerla.
• El art. 66 del Código de Trabajo establece la obligación para todo patrono que ocupa más de diez (>10) trabajadores permanentes; es decir, el umbral es estrictamente "más de diez": con exactamente 10 el reglamento no es legalmente obligatorio, pero es altamente recomendable tenerlo desde antes para protegerse en disputas disciplinarias. Lo prudente: si superás 10 personas permanentes, tramitalo de inmediato. (Fuente: SCIJ/PGR — Código de Trabajo, art. 66; MTSS — Código de Trabajo con RPL, versión actualizada)

3. Requisitos / documentos

A. Reglamento Interno de Trabajo

Contenido mínimo según el art. 67 del Código de Trabajo: horas de entrada y salida y jornadas; lugar y momento del pago del salario; disposiciones disciplinarias y la forma de aplicarlas (con la advertencia de que no se pueden imponer sanciones no previstas); órganos receptores de peticiones y reclamos; normas de salud ocupacional y primeros auxilios; y las demás reglas pertinentes. Por leyes especiales debe incorporar además el protocolo contra el hostigamiento sexual, cláusulas de no discriminación y disposiciones de salud ocupacional.

Documentos para el trámite ante el MTSS (Decreto N° 36946-MTSS):

• Solicitud de revisión y aprobación firmada por el representante legal o apoderado con poder suficiente, debidamente autenticada.
• Personería jurídica vigente de la empresa (escaneada).
• Texto íntegro del reglamento, previamente discutido con las personas trabajadoras o sus representantes.

B. Política y procedimiento contra el hostigamiento sexual (Ley N° 7476)

El patrono debe contar, por escrito y divulgado, con:

• Una política interna que prevenga, desaliente, evite y sancione el hostigamiento sexual (art. 5).
• Un procedimiento interno de denuncia que garantice la confidencialidad y el régimen sancionatorio (art. 5, inciso 2).
• La comunicación escrita y oral a personas supervisoras, representantes y trabajadoras de la existencia de la política y del procedimiento (art. 5, inciso 1).
• Personal o una instancia con experiencia para recibir y tramitar las denuncias.

C. Comisión / Departamento de Salud Ocupacional (Decreto N° 45166-MTSS)

• Comisión: estructura bipartita (igual número de representantes de la persona empleadora y de las personas trabajadoras), electa entre el personal. Las personas trabajadoras se eligen mediante el procedimiento del reglamento, con convocatoria comunicada con 10 días naturales de anticipación (arts. 14, 23 y 25).
• Departamento: estructura con recurso humano especializado en salud ocupacional. Debe registrarse a la persona encargada y a quienes lo integran ante el CSO.
• Registro mediante la plataforma digital del CSO (www.cso.go.cr); se debe registrar primero la persona empleadora con un correo electrónico válido que será el medio de notificación oficial.

D. Planillas y registros

• Informe semestral de salarios al MTSS en enero y julio (art. 69, Código de Trabajo).
• Planilla mensual ante la CCSS (ver 10-ccss-inscripcion-patronal.md) y planilla de Riesgos del Trabajo del INS (ver 11-ins-riesgos-del-trabajo.md).
• Registros que la Inspección del Trabajo pueda solicitar (libros de salarios, controles de jornada, comprobantes de pago).

4. Paso a paso del trámite

Reglamento Interno de Trabajo (ante el MTSS)

1. Redactá el borrador con el contenido del art. 67 e incorporá protocolo de hostigamiento sexual, no discriminación y salud ocupacional.
2. Discutilo con el personal o sus representantes (paso obligatorio y conveniente para su aceptación).
3. Enviá la solicitud y la documentación (personería + solicitud autenticada) al correo oficial del trámite digital del MTSS (reglamento.digital@mtss.go.cr). (Correo referenciado en la plataforma de trámites del MTSS; confirmá con la Dirección de Asuntos Jurídicos del MTSS antes de usarlo, ya que los correos institucionales pueden cambiar sin aviso.)
4. El MTSS otorga acceso al sistema y un manual; el trámite es totalmente digital.
5. La Inspección / Dirección de Asuntos Jurídicos hace el control de legalidad y comunica observaciones o la aprobación.
6. Una vez aprobado, publicalo en lugar visible del centro de trabajo y entregá un ejemplar a cada persona trabajadora; las modificaciones se notifican (art. 68).

Política y procedimiento contra el hostigamiento sexual

1. Elaborá la política y el procedimiento interno conforme al art. 5 (no requiere "aprobación" estatal previa, pero si va dentro del reglamento interno, se aprueba con este).
2. Divulgalos por escrito y oralmente a todo el personal.
3. Designá la instancia receptora de denuncias y capacitá a quien la atienda.
4. Ante una denuncia, instruí el procedimiento interno garantizando confidencialidad y debido proceso; no puede exceder el plazo ordenatorio de 3 meses contados desde la interposición de la denuncia (art. 5, inciso 2).
5. Resolvé aplicando la sanción según la gravedad (art. 34: amonestación, suspensión o despido).

Comisión / Departamento de Salud Ocupacional (ante el CSO)

1. Registrá la empresa/institución en la plataforma digital del CSO con un correo válido de notificación.
2. Convocá la elección de los representantes de las personas trabajadoras (comunicación con 10 días naturales de anticipación) y designá a los representantes patronales.
3. Constituí la Comisión (acta de constitución) o nombrá la persona encargada del Departamento.
4. Registrá la Comisión ante el CSO dentro de los 10 días hábiles siguientes a su constitución (art. 40).
5. Para el Departamento, registrá a la persona encargada y demás integrantes dentro de un plazo no mayor a 30 días naturales desde su nombramiento (art. 53).
6. Operá y renová: la Comisión funciona por 3 años y se renueva al vencer ese período (art. 42); presentá el informe anual de gestión en los dos primeros meses de cada año (art. 45).

5. Costos, tarifas, plazos y vigencias

Hitos de vigencia importantes:

• El Decreto N° 45166-MTSS (Reglamento de Comisiones y Departamentos de Salud Ocupacional) rige desde el 29 de setiembre de 2025 (publicado en Alcance N° 124 a La Gaceta N° 181) y derogó el anterior Decreto N° 39408-MTSS de 2015. Si tu empresa tenía comisión bajo el reglamento viejo, debés revisar la adecuación con un asesor de salud ocupacional; el decreto incluye una disposición transitoria específica para departamentos que fueron designados antes de enero 2016 pero nunca registrados ante el CSO (30 días hábiles para presentar solicitud y declaración jurada). (Fuente: BDO Costa Rica, análisis Decreto N° 45166-MTSS, 2025; repositorio MOPT/CSO)
• El umbral de salud ocupacional confirmado: 10 o más personas por centro de trabajo → Comisión; más de 50 permanentes → Departamento (Decreto N° 45166-MTSS, art. 1; confirmado por BDO CR y análisis Tirant/Prime CR, 2025).
• El monto de las multas de la Inspección del Trabajo se calcula en salarios base. El salario base 2026 es ₡462.200, fijado por el Consejo Superior del Poder Judicial en sesión N° 113-2025 del 16 de diciembre de 2025, vigente desde el 1° de enero de 2026. (Fuente: Poder Judicial, comunicado oficial — pj.poder-judicial.go.cr)

6. Obligaciones recurrentes

• Mantener vigentes y divulgados el reglamento interno y la política contra el hostigamiento sexual (entregar copia a nuevos ingresos, fijar el reglamento en lugar visible).
• Renovar la Comisión de Salud Ocupacional cada 3 años y mantener actualizados sus integrantes ante el CSO (modificaciones, sustituciones).
• Presentar el informe anual de gestión de la Comisión en los dos primeros meses del año.
• Capacitación anual a quienes integran la Comisión o el Departamento y dar tiempo laboral remunerado para sus actividades.
• Tramitar cada denuncia de hostigamiento sexual dentro del plazo de 3 meses, con confidencialidad y debido proceso.
• Enviar el informe semestral de salarios al MTSS (enero y julio) y mantener al día las planillas de la CCSS y del INS (ver 10 y 11).
• Permitir la inspección de las autoridades de trabajo y entregar los informes y documentos que soliciten (art. 69).
• Mantener registros de jornadas, salarios y pagos disponibles para la Inspección.

7. Sanciones por incumplimiento

• Régimen general de la Inspección del Trabajo: las infracciones a las normas prohibitivas del Código de Trabajo y a las leyes de trabajo y seguridad social se sancionan con multas expresadas en salarios base, según la tabla del art. 398 del Código de Trabajo (categorías por gravedad, reformada por la Reforma Procesal Laboral). La multa considera la gravedad, las consecuencias, el número de infracciones y la cantidad de personas trabajadoras afectadas.
• No enviar informes / negarse a la inspección: sancionable con la multa correspondiente, previa prevención con plazo de 15 días (art. 398 y 69).
• No tener reglamento interno (con personal obligado): sanción administrativa y, sobre todo, debilidad procesal: cuesta justificar despidos disciplinarios sin un régimen sancionatorio aprobado.
• Hostigamiento sexual: el hostigador se sanciona, según la gravedad, con amonestación escrita, suspensión o despido (Ley N° 7476, art. 34), sin perjuicio de la vía penal si los hechos son delito. El patrono que, pese a recibir la queja, no cumple con lo del art. 5 (no tiene política/procedimiento o no actúa) responde personalmente (art. 12).
• Discriminación: se prohíbe toda discriminación en el trabajo (art. 404) y el despido discriminatorio (art. 406); la persona afectada puede pedir la reinstalación o las indemnizaciones de ley.
• Salud ocupacional: la verificación corresponde a la Dirección Nacional de Inspección del Trabajo; el incumplimiento de constituir o registrar la Comisión/Departamento es infracción a las normas de salud ocupacional (Código de Trabajo y Decreto N° 45166-MTSS, art. 2).

El monto en colones de cada categoría de multa depende del salario base vigente. Para 2026 el salario base es ₡462.200 (Poder Judicial, Consejo Superior sesión N° 113-2025, vigente desde 1° enero 2026). Ejemplo orientativo: una multa de 3 salarios base equivale a ₡1.386.600; una de 20 salarios base a ₡9.244.000. El Poder Judicial fija un nuevo monto cada diciembre para el año siguiente.

8. Preguntas frecuentes

¿Tengo que tener reglamento interno si apenas somos 4 personas? No es obligatorio: el reglamento interno se exige cuando ocupás más de 10 trabajadores permanentes (art. 66). Aun así, tener reglas escritas y un régimen disciplinario claro te ayuda muchísimo si algún día tenés que justificar un despido. Lo que sí debés tener desde la primera persona es la política contra el hostigamiento sexual.

¿La política contra el hostigamiento sexual aplica aunque tenga una sola empleada? Sí. La Ley N° 7476 no pone mínimo de personal: todo patrono debe mantener condiciones de respeto mediante una política y un procedimiento internos, y divulgarlos. Si recibís una queja y no actuás, respondés personalmente (art. 12).

¿Cuánto tiempo tengo para resolver una denuncia interna de hostigamiento? El procedimiento interno no puede exceder un plazo ordenatorio de 3 meses contados desde que se interpone la denuncia (art. 5). Tenés que garantizar confidencialidad y debido proceso, y resolver con la sanción que corresponda según la gravedad.

¿Desde cuántas personas tengo que armar la Comisión de Salud Ocupacional? Desde 10 personas trabajadoras por centro de trabajo. Si superás 50 permanentes, además necesitás un Departamento (u Oficina) de Salud Ocupacional con personal especializado (Decreto N° 45166-MTSS, art. 1).

¿Y cómo registro la Comisión? La constituís de forma bipartita (igual número de representantes del patrono y del personal, estos últimos electos) y la registrás en la plataforma del CSO (www.cso.go.cr) dentro de los 10 días hábiles siguientes a su constitución. Para el Departamento, el registro de la persona encargada es dentro de 30 días naturales.

Ya tenía comisión bajo el reglamento viejo, ¿tengo que hacer algo? Sí. El Decreto N° 45166-MTSS entró a regir el 29 de setiembre de 2025 y derogó el reglamento de 2015. Introduce una plataforma digital de registro en cso.go.cr, reglas nuevas de composición bipartita, plazos y un informe anual. Hay una disposición transitoria especial solo para los departamentos cuyo responsable fue designado antes de enero 2016 y nunca se registraron (30 días hábiles para regularizarse desde la entrada en vigor). Para comisiones bajo el esquema anterior, consultá con un asesor de salud ocupacional qué ajustes específicos requiere tu caso.

¿El reglamento interno y la política de hostigamiento son lo mismo? No, pero se conectan. El reglamento interno es el manual general de la empresa (jornadas, disciplina, etc.) que aprueba el MTSS; la política contra el hostigamiento es obligatoria por la Ley N° 7476 y suele incluirse dentro del reglamento interno o anexarse a él. Si va en el reglamento, se aprueba junto con este.

¿Me pueden multar solo por no llevar los registros o no dejar entrar al inspector? Sí. Negarse a la inspección o a entregar informes y documentos es infracción; te pueden prevenir con 15 días y, si no cumplís, multar (arts. 69 y 398). Llevá al día planillas, control de jornada y comprobantes de pago.

¿Puedo despedir a alguien por su edad, género o por afiliarse a un sindicato? No. El art. 404 prohíbe toda discriminación en el trabajo (edad, etnia, sexo, religión, raza, orientación sexual, estado civil, opinión política, discapacidad, afiliación sindical, situación económica y formas análogas) y el art. 406 prohíbe el despido por esas razones. Además, a igual trabajo en iguales condiciones corresponde igual remuneración (art. 405).

9. Fuentes

Tier OFICIAL

Tier ALTA

Recordatorio final: información general, no asesoría legal ni contable. Para temas conexos ver 11-ins-riesgos-del-trabajo.md, 19-codigo-trabajo-fundamentos.md y 20-salarios-minimos-y-jornadas.md.