Póliza de Riesgos del Trabajo del INS

Nota: Este archivo es información general de carácter educativo y no constituye asesoría legal ni actuarial. Para situaciones específicas, consultá con el INS, un agente de seguros autorizado por SUGESE o un abogado laboralista.

1. Qué es y por qué importa

El Seguro Obligatorio de Riesgos del Trabajo (RT) es una póliza de seguro social que protege a los trabajadores en caso de accidentes o enfermedades que ocurran como consecuencia directa de su actividad laboral. En Costa Rica es obligatorio, universal y forzoso para todo patrono, sin importar el tamaño de la empresa ni la cantidad de trabajadores — incluso si solo tenés un empleado, debés contratarlo.

La base legal está en el Título IV del Código de Trabajo (arts. 193-331), modificado por la Ley N° 6727 de 1982, que declaró expresamente que este seguro es "obligatorio, universal y forzoso para todas las actividades laborales". La administración histórica recayó en el Instituto Nacional de Seguros (INS); desde noviembre de 2024 también lo ofrece MNK Seguros (antes Oceánica), con tarifas propias autorizadas por la Superintendencia General de Seguros (SUGESE). MNK da acceso a centros médicos privados en red.

¿Por qué importa tanto? Sin esta póliza, ante un accidente laboral el patrono responde personalmente con su patrimonio por todos los gastos médicos, subsidios e indemnizaciones que la ley obliga a pagar. No es un seguro que se pueda "posponer": el costo de no tenerlo puede ser catastrófico.

Cobertura que otorga la póliza RT:

• Asistencia médica, quirúrgica, hospitalaria y farmacéutica
• Rehabilitación y readaptación profesional
• Prótesis y aparatos ortopédicos
• Subsidio por incapacidad temporal (sustitución del salario)
• Renta por incapacidad permanente o invalidez
• Renta por muerte pagadera a dependientes
• Gastos de traslado, hospedaje, alimentación y funerarios según corresponda

Ver también: Archivo 23 – Salud Ocupacional para las obligaciones preventivas del patrono; Archivo 10 – CCSS para entender la complementariedad entre los dos regímenes de seguridad social.

2. Quién está obligado y excepciones

Obligados

Modalidades disponibles (INS 2025)

El INS ofrece actualmente ocho modalidades de póliza RT:

Situaciones especiales

• Período de prueba y tiempo parcial: Los trabajadores están cubiertos desde el primer día, independientemente del tipo de contrato.
• Trabajadores independientes / cuenta propia: No están obligados bajo el esquema patronal, pero pueden (y se recomienda que) contraten voluntariamente la modalidad RT General como independientes (ver secciones 6 y 8).
• Construcción: Requiere declaración de obras (Formulario D0165) además de los documentos generales.

3. Requisitos / documentos para contratar

Para contratar la póliza RT General (la más común para empresas permanentes) en el INS se necesita:

1. Identificación del patrono / representante legal

• Cédula nacional, DIMEX, pasaporte o permiso de trabajo (según aplique)
• Si es persona jurídica: número de cédula jurídica y nombre legal de la empresa

2. Datos de la empresa

• Actividad económica principal (determina la tarifa)
• Dirección exacta del centro de trabajo
• Correo electrónico y teléfono de contacto

3. Datos laborales proyectados

• Número de trabajadores
• Salario mensual estimado de la planilla (proyección)

4. Forma de pago elegida (anual, semestral, trimestral o mensual)

El formulario oficial es el D0190 — Solicitud de Póliza de Seguro de Riesgos del Trabajo, disponible para descarga en grupoins.com en formato editable.

Para modalidades especiales (Construcción: Formulario D0165; Hogar, Agrícola) pueden requerirse documentos adicionales como permisos municipales o contratos de obra.

4. Paso a paso: contratar la póliza en el INS

Opción A — En línea (más rápida y recomendada)

1. Ingresá a asegurate.ins-cr.com/frmCotizaRT.aspx (portal oficial de cotización y compra en línea del INS).
2. Seleccioná el tipo de RT según tu actividad (General, Hogar, Construcción, etc.).
3. Completá los datos del patrono y de los trabajadores (cantidad, salarios estimados, actividad económica).
4. Recibís la cotización automática con el monto de prima correspondiente.
5. Si estás de acuerdo, procedés al pago en línea y el sistema genera la póliza inmediatamente.
6. La cotización tiene una vigencia de 15 días hábiles antes de vencer.

Nota práctica: El portal anterior (asegurarte.grupoins.com) redirige ahora a asegurate.ins-cr.com. Usá este último para evitar confusiones.

Opción B — Sucursal o agente INS

1. Presentate a cualquier sucursal del INS en el país, o contactá a un agente autorizado SUGESE.
2. Completá el formulario D0190 — Solicitud de Póliza de Riesgos del Trabajo.
3. Adjuntá los documentos listados en la sección 3.
4. El ejecutivo calcula la prima según la actividad y el salario proyectado.
5. Se formaliza el pago y se emite la póliza.

Canales de contacto INS:

• 800-TELEINS (línea de emergencias)
• WhatsApp: +506 2287-6100
• Email: contactenos@grupoins.com

Después de contratar

• Registrá la póliza en la plataforma RT Virtual (rtvirtual.grupoins.com) para poder reportar planillas mensualmente.
• Al contratar nuevos trabajadores, hacé una "Inclusión de nuevos asegurados" antes de que inicien labores — no después.
• Reportá al INS cualquier accidente laboral dentro de los 8 días hábiles siguientes al evento mediante el sistema RT Virtual (ver sección 8 para el procedimiento completo).

5. Costos: cómo se calcula la prima

Fórmula general

La prima anual se calcula multiplicando la planilla anual estimada por la tarifa que corresponde a la actividad económica:

Prima anual = Planilla anual estimada × Tarifa (%)
Planilla anual estimada = Salario mensual total × 13,2

El factor 13,2 convierte los salarios mensuales en una planilla anual que incluye el aguinaldo y cargas proyectadas. Por ejemplo, si tu planilla mensual es ₡1.000.000:

Planilla anual = ₡1.000.000 × 13,2 = ₡13.200.000
Prima anual = ₡13.200.000 × tarifa%

Tarifas según riesgo de la actividad

Las tarifas varían según más de 500 categorías de actividad económica organizadas en el Manual de Tarifas del INS, agrupadas por grado de riesgo. Cada aseguradora define sus propias tarifas, sujetas a autorización de la SUGESE.

A modo de referencia orientativa (fuente: La Nación / datos SUGESE; para el dato exacto de tu empresa solicitá cotización oficial):

Ejemplos concretos verificados (El Financiero / INS, 2023-2025):

• Asesoría jurídica, ₡500.000/mes → prima anual ≈ ₡22.000 (tarifa 0,37%)
• Negocio de alimentos, ₡1.000.000/mes → prima anual ≈ ₡147.600 (tarifa 1,23%)
• Construcción de edificios, ₡800.000/mes → prima anual ≈ ₡356.160 (tarifa 3,71%)

Las tarifas exactas aplicables a tu empresa las determina el INS según el código de ocupación asignado. Solicitá la cotización oficial en asegurate.ins-cr.com para el dato preciso y actualizado.

Recargos por forma de pago

(Fuente: INS Condiciones Generales RT 2025, confirmado por El Financiero. Datos vigentes al 2026-06-14.)

Consejo de flujo de caja: Si podés pagar anual, ahorrás entre 8% y 13% versus pagar mensual. Para una PYME con prima de ₡500.000 anuales, pagar mensual cuesta ₡65.000 más al año.

Liquidación al final del año póliza

Al cierre de cada año póliza, el INS hace un balance entre la prima pagada con base en la planilla proyectada y la prima que realmente corresponde según la planilla reportada mes a mes. Si pagaste de más, el sobrante se aplica a la siguiente vigencia; si pagaste de menos, debés cancelar la diferencia. Este proceso se llama liquidación anual de póliza.

6. Obligaciones recurrentes: planilla al INS y renovación

La planilla de Riesgos del Trabajo

La planilla RT es la declaración mensual que el patrono presenta al INS indicando exactamente quiénes trabajaron, cuánto ganaron y cuántas horas laboraron en el período. Es la herramienta que permite ajustar la prima real a lo que efectivamente se pagó en salarios.

¿Qué incluye cada registro de la planilla?

• Nombre e identificación del trabajador
• Fecha de nacimiento
• Salario mensual devengado
• Horas y días trabajados
• Tipo de jornada (completa, medio tiempo, ocasional)

Plazo: El INS otorga 10 días hábiles contados a partir de la fecha de corte del período para declarar la planilla, mediante el sistema RT Virtual (rtvirtual.grupoins.com). Si en un mes no hubo trabajadores activos, debés reportar la planilla en cero — el sistema lo requiere igualmente.

Diferencia con la planilla de la CCSS (Archivo 10): La planilla de la CCSS se presenta mensualmente a la Caja para cubrir salud, pensión y maternidad. La planilla del INS es un reporte separado, para el seguro de accidentes y enfermedades laborales. Aunque ambas reportan salarios y trabajadores, son sistemas independientes con plataformas y plazos distintos. En la práctica, muchas empresas llevan las dos planillas en paralelo como parte del cierre mensual de recursos humanos.

Renovación anual

• La póliza RT tiene vigencia anual a partir de la fecha de emisión.
• Para la renovación, el INS considera la siniestralidad del año (relación primas vs. indemnizaciones pagadas) y los incrementos salariales decretados, lo que puede hacer subir o bajar la prima.
• El patrono puede ajustar la planilla proyectada al inicio del nuevo año si los salarios cambiaron.
• La renovación puede gestionarse directamente en RT Virtual o con tu agente de seguros.

7. Sanciones y responsabilidad por no asegurar

Responsabilidad directa del patrono

El artículo 201 del Código de Trabajo (modificado por Ley N° 6727) establece que el patrono que no tenga asegurados a sus trabajadores deberá responder directamente —y con su propio patrimonio— por:

• Todos los gastos médicos, quirúrgicos y de rehabilitación del trabajador accidentado
• El subsidio por incapacidad temporal (sustitución del salario durante la recuperación)
• La renta por incapacidad permanente o invalidez
• La renta por muerte del trabajador, pagadera a sus dependientes
• Los gastos de traslado, hospedaje, alimentación y funerarios que correspondan

Si el trabajador accidentado sin póliza acude a la CCSS o a un centro médico público, ese centro atiende la emergencia, pero la institución puede cobrarle al patrono todos los costos incurridos por vía ejecutiva (cobranza judicial expedita).

Sanciones adicionales

• El MTSS puede imponer sanciones administrativas a patronos que incumplan la obligatoriedad del seguro.
• La falta de reporte oportuno de un accidente laboral (plazo: 8 días hábiles, según el artículo 214 del Código de Trabajo) genera responsabilidad adicional: si se reporta fuera de plazo, la aceptación del siniestro queda a criterio administrativo del INS; si transcurrió el plazo de prescripción legal, el siniestro será rechazado.
• Ante un accidente grave o muerte, la exposición patrimonial puede incluir procesos laborales, civiles y penales.

En síntesis: el costo mensual de la póliza es mínimo comparado con la exposición que implica operar sin ella. No asegurar a tus trabajadores es una de las decisiones de mayor riesgo financiero que puede tomar un patrono en Costa Rica.

8. Procedimiento ante un accidente laboral

Si un trabajador sufre un accidente en horario laboral o con ocasión del trabajo, el patrono debe seguir este proceso:

Paso a paso

1. Atendé la emergencia médica de inmediato. El trabajador puede acudir a cualquier centro de salud autorizado por el INS o a una sala de emergencias. La cobertura RT inicia desde que el accidente ocurre, no desde que se reporta.

2. Investigá el evento. El patrono debe documentar cómo, cuándo y dónde ocurrió el accidente para poder acreditar que se trata de un riesgo laboral cubierto.

3. Reportá al INS dentro de los 8 días hábiles siguientes al accidente (artículo 214 del Código de Trabajo). El reporte se hace en RT Virtual mediante el formulario "Aviso de Accidente o Enfermedad Laboral y Orden de Atención Médica" (descargable también en grupoins.com). Si reportás tarde, debés explicar el motivo en el mismo formulario; la aceptación queda sujeta a criterio del INS.

4. El INS toma el caso. Una vez aceptado el siniestro, el INS cubre los gastos médicos, subsidios e indemnizaciones que correspondan. El trabajador sigue siendo atendido en los centros autorizados del INS.

5. Seguimiento. RT Virtual permite dar seguimiento al estado del siniestro. La empresa puede consultar el historial de casos de su póliza en la misma plataforma.

Error común: Muchos patronos creen que basta con llevar al trabajador al médico y no reportan al INS a tiempo. Eso puede hacer que la póliza no cubra el caso y el patrono quede con responsabilidad directa.

9. Preguntas frecuentes

¿Tengo que contratar la póliza antes de que el trabajador empiece a laborar? Sí. La cobertura debe estar activa desde el primer día de trabajo. Si contratás a alguien nuevo con la póliza ya vigente, hacé la inclusión del trabajador en RT Virtual antes de que inicie labores — no el mismo día, antes.

¿Qué pasa si tengo un trabajador doméstico en casa? Debés contratarle el seguro RT Hogar. La obligatoriedad aplica igual que con cualquier otro trabajador, y la modalidad específica para hogar está disponible en línea en grupoins.com. Hay versión para trabajadora permanente y versión para trabajadora ocasional.

¿La póliza de RT reemplaza la CCSS? No. Son dos coberturas complementarias y obligatorias. La CCSS cubre salud general, maternidad y pensión. El RT cubre específicamente accidentes y enfermedades de origen laboral. Hay que tener ambas activas.

¿Cómo sé qué tarifa me corresponde? La tarifa la determina la actividad económica principal de tu empresa. Podés obtener la cotización exacta y gratuita en asegurate.ins-cr.com ingresando tu actividad. El sistema te mostrará la tarifa aplicable de forma inmediata.

¿Qué hago si un trabajador mío se accidenta?

1. Atendé la emergencia médica inmediatamente.
2. Documentá cómo ocurrió el accidente.
3. Reportá al INS dentro de los 8 días hábiles siguientes mediante el Aviso de Accidente en RT Virtual.
4. El INS se hace cargo de los gastos médicos y subsidios desde que acepta el siniestro.

¿Puedo fraccionar el pago de la prima? Sí. Podés pagar anual (sin recargo), semestral (+8%), trimestral (+11%) o mensual (+13%). El pago fraccionado tiene un costo adicional pero puede facilitar el flujo de caja. Si podés pagarlo anual, es lo más conveniente.

¿Qué pasa si en un mes no tuve trabajadores activos? Debés reportar la planilla de todos modos en RT Virtual, declarándola en cero para el período. No reportarla puede generar inconsistencias en tu historial de póliza.

Si soy trabajador independiente, ¿puedo tener este seguro? Sí. El INS ofrece la modalidad RT General como independiente para personas que trabajan por cuenta propia. Desde junio de 2023, la SUGESE autorizó la eliminación del recargo del 40% sobre la tarifa inicial que existía anteriormente, lo que abarató el costo significativamente. Además, ya no es necesario estar inscrito ante la Dirección General de Tributación (Hacienda) para contratarlo: basta con demostrar ingresos mediante declaración tributaria, certificación de contador público o planillas de la CCSS. La prima se calcula sobre el ingreso mensual neto y la actividad económica. (Fuente: INS / El Financiero, 2023; dato del recargo confirmado).

¿Qué es la liquidación anual de póliza? Al terminar el año póliza, el INS compara lo que pagaste (basado en la planilla proyectada inicial) con lo que realmente correspondía según los salarios reportados mensualmente. Si pagaste de más, se abona a la siguiente vigencia; si pagaste de menos, debés cancelar el diferencial.

¿Solo el INS puede vender esta póliza? Históricamente sí, pero desde noviembre de 2024 también la ofrece MNK Seguros (antes Oceánica), con acceso a centros médicos privados en red. Podés comparar ambas opciones — las tarifas de ambas deben estar autorizadas por SUGESE.

¿Cómo obtengo una constancia o certificación de que tengo la póliza vigente? El INS permite obtener certificaciones y constancias del seguro RT de forma virtual e inmediata a través de RT Virtual. Esta constancia suele solicitarse para licitaciones, permisos municipales o contratos comerciales. No hay que ir a ninguna sucursal.

¿Qué es la siniestralidad y cómo me afecta en la renovación? La siniestralidad es la relación entre las primas que pagaste en el año y las indemnizaciones que el INS pagó por accidentes de tus trabajadores. Si tu empresa tuvo muchos accidentes, la prima puede subir en la renovación. Si no hubo accidentes, puede mantenerse igual o bajar.

10. Errores comunes del emprendedor

11. Fuentes

Archivo relacionado: 10 — CCSS: Inscripción Patronal | 23 — Salud Ocupacional