Aviso legal: Este documento es información general de orientación y no constituye asesoría tributaria ni contable. Para situaciones concretas, consultá a un Contador Público Autorizado (CPA) colegiado. Los montos, formularios y procedimientos pueden cambiar; verificá siempre contra la fuente oficial antes de actuar.

Inscripción ante Hacienda (RUT) y plataforma TRIBU-CR

1. Qué es / por qué importa

Toda persona física o jurídica que realice actividades económicas en Costa Rica está obligada a inscribirse ante la Dirección General de Tributación (DGT) del Ministerio de Hacienda en el Registro Único Tributario (RUT). Este registro es la puerta de entrada al sistema fiscal del país: sin él no es posible emitir facturas electrónicas, declarar impuestos ni operar legalmente.

A partir del 6 de octubre de 2025, todos los trámites tributarios se realizan exclusivamente a través de TRIBU-CR, el sistema integrado de gestión tributaria que reemplazó de forma definitiva a la antigua plataforma ATV (Administración Tributaria Virtual). TRIBU-CR unifica en un solo entorno la inscripción en el RUT, la presentación de declaraciones, los pagos, las consultas de saldo y la emisión de constancias.

2. Quién está obligado y excepciones

Obligados a inscribirse

• Personas físicas con actividad lucrativa: profesionales independientes, comerciantes, artesanos, arrendadores de bienes, cualquier persona que obtenga ingresos de forma habitual.
• Personas jurídicas activas: sociedades anónimas (S.A.), sociedades de responsabilidad limitada (S.R.L.), empresas individuales de responsabilidad limitada (E.I.R.L.) y cualquier ente con cédula jurídica que ejerza actividad comercial.
• Personas jurídicas inactivas: las sociedades que no operan comercialmente también deben inscribirse (en el RUT) dentro de los 10 días hábiles siguientes a su constitución, aunque no tengan actividad económica. Quedan sujetas al impuesto anual a personas jurídicas (ver archivo 07).
• Extranjeros no residentes con actividad en el país: se inscriben con NITE (Número de Identificación Tributaria Especial).

Excepciones y regímenes diferenciados

• Las instituciones del Estado (gobierno central, instituciones autónomas) no se inscriben como contribuyentes comunes pero sí interactúan con la DGT como agentes retenedores.
• Los trabajadores asalariados sin actividad lucrativa adicional no están obligados a inscribirse; su impuesto de renta lo retiene el patrono.
• Los contribuyentes del Régimen Simplificado (sodas, panaderías, talleres de reparación de calzado y otras actividades específicas con ingresos bajos) tienen obligaciones reducidas y declaración trimestral; sin embargo, igualmente se deben inscribir en el RUT.

3. Requisitos / documentos

Para persona física con actividad lucrativa

Para persona jurídica (S.A., S.R.L., E.I.R.L.)

Nota: Las personas jurídicas se inscriben a través del representante legal, quien debe primero tener su propia cuenta personal en la OVi de TRIBU-CR y luego vincular la cédula jurídica.

Lo que nadie te dice sobre el NISE: el NISE (Número de Identificación del Servicio Eléctrico) lo encontrás en cualquier recibo de luz del local/casa que usés como domicilio fiscal (aparece como "NISE" o "número de servicio" en la factura de la CNFL, ICE, ESPH, JASEC o la cooperativa que te dé el servicio). Si trabajás desde tu casa, podés usar el NISE de tu casa. Es un error frecuente confundirlo con el número de medidor físico o con el número de cliente; tienen que coincidir con los registros de la empresa eléctrica o el sistema rechaza la dirección. Tenelo a mano antes de empezar el trámite.

El código del reverso de la cédula: es el bloque alfanumérico que está en la parte de atrás de la cédula costarricense (en las cédulas emitidas desde 2017). TRIBU-CR lo pide para crear la cuenta. Si tu cédula es vieja y no lo trae, debés actualizar la cédula en el TSE o crear la cuenta con el procedimiento alternativo de validación de identidad que indique el sistema.

4. Paso a paso del trámite (en línea por TRIBU-CR — vigente desde octubre 2025)

Plataforma vigente en 2026: TRIBU-CR / Oficina Virtual (OVi) en ovitribucr.hacienda.go.cr. ATV fue desconectada el 25 de septiembre de 2025 a las 11:45 p.m. y sus datos migraron al nuevo sistema. Ya no existe acceso a ATV.

Paso 1 — Crear cuenta en la Oficina Virtual (OVi)

1. Ingresá a ovitribucr.hacienda.go.cr o desde la página del Ministerio de Hacienda (hacienda.go.cr), menú superior → "TRIBU-CR".
2. Seleccioná "Crear cuenta".
3. Completá el formulario:

• Número de cédula o identificación.
• Código identificador único del reverso de la cédula (personas físicas con cédula post-2016).
• Fecha de nacimiento y fecha de vencimiento de la cédula.
• Correo electrónico, contraseña y número de teléfono.

4. El sistema activa autenticación de dos factores: cada ingreso genera un código temporal enviado al correo registrado.
5. Una vez creada la cuenta, ya podés acceder a todos los módulos disponibles.

Para personas jurídicas: el representante legal completa primero el paso anterior como persona física. Luego, dentro de OVi, selecciona "Administrar perfiles" → "Agregar entidad jurídica" → ingresa la cédula jurídica. El sistema verifica que esa persona tiene poderes de representación según el Registro Nacional.

Paso 2 — Ingresar al módulo del Registro Único Tributario (RUT)

1. Dentro de OVi, buscá el módulo "Registro Único Tributario" (uno de los nueve módulos activos desde octubre 2025).
2. Seleccioná "Inscripción".

Paso 3 — Completar la declaración de inscripción (equivalente al D-140)

El trámite de inscripción en TRIBU-CR cumple la misma función que el histórico formulario D-140 de ATV. En TRIBU-CR ya no se llena un "formulario D-140" como tal: el proceso se hace íntegramente dentro del módulo Registro Único Tributario (RUT) seleccionando "Inscripción" y completando las secciones de identificación, domicilio fiscal, actividad económica y régimen. La denominación "D-140" puede seguir apareciendo en guías y blogs por costumbre, pero el acto formal es la declaración de inscripción en el RUT regulada por la resolución MH-DGT-RES-0037-2025. (El catálogo de pasos coincide con lo descrito por las guías de TRIBU-CR 2026; el PDF de la resolución estaba restringido al momento de esta verificación, pero el procedimiento operativo está confirmado.)

El formulario solicita:

Paso 4 — Seleccionar la actividad económica (código CIIU4)

• Desde octubre 2025, Costa Rica adoptó de forma obligatoria la CIIU Revisión 4 (CIIU4), implementada como CAECR-2011 adaptada por la DGT.
• La actividad principal es la que genera la mayor proporción de ingresos durante el período fiscal.
• Podés agregar actividades secundarias; cada una tendrá su código CIIU4 distinto.
• Consecuencia crítica: si el código CIIU4 registrado en el RUT no coincide con el de la factura electrónica, la DGT rechaza automáticamente los comprobantes.
• El catálogo oficial de actividades está disponible en el portal de hacienda.go.cr.

Transición de CIIU3 a CIIU4: quienes ya estaban inscritos con el viejo código CIIU3 deben actualizarlo en TRIBU-CR → "Administración de RUT" → eliminar código antiguo → agregar código CIIU4 correspondiente.

Paso 5 — Confirmar la inscripción y verificar el Vector Fiscal

• Al enviar la declaración, el sistema procesa la inscripción de forma inmediata si los datos son consistentes.
• Aparece el Vector Fiscal: la lista de obligaciones tributarias asignadas (IVA mensual, renta anual, etc.).
• Podés descargar la constancia de inscripción (equivalente al antiguo D-140 con sello digital).

Paso 6 — Obtener la llave criptográfica (para facturación electrónica)

Inmediatamente después de inscribirse, es obligatorio configurar la facturación electrónica (ver archivo 08). Esto requiere:

• Descargar la llave criptográfica (.p12) desde OVi → sección de Comprobantes Electrónicos.
• Obtener la contraseña de producción (código alfanumérico diferente a la contraseña de ingreso a OVi).
• Estos dos elementos permiten firmar digitalmente las facturas y enviarlas a la DGT.

5. Costos, plazos y vigencias

¿Cuánto cuesta de verdad inscribirse? El trámite en Hacienda es gratuito y lo podés hacer vos mismo si sos persona física. Los costos reales aparecen alrededor:

• Persona física: ₡0 en Hacienda. Si contratás a un CPA para que te inscriba y configure la facturación electrónica, suele rondar ₡25.000–₡75.000 una sola vez (referencia de mercado, no oficial; variá según el profesional).
• Persona jurídica: la inscripción en Hacienda sigue siendo gratis, pero antes tuviste que constituir la sociedad (escritura ante notario + inscripción en el Registro Nacional + timbres), lo cual ronda los ₡250.000–₡600.000 según el bufete y el capital social. Eso se cubre en el archivo de constitución de sociedades, no aquí.
• Facturación electrónica: la llave criptográfica de Hacienda es gratis, pero el software emisor puede ser gratuito (apps básicas) o de pago (sistemas con inventario/contabilidad, desde unos pocos miles de colones al mes). Ver archivo 08.

Errores comunes al inscribirse (lo que nadie te dice):

• No tener el NISE a mano y abandonar el trámite a medias. Conseguilo antes (recibo de luz).
• Elegir mal el código CIIU4. Si registrás una actividad que no es la real, después la factura electrónica te la rechaza o te asignan obligaciones que no te tocan. Si dudás, mirá el catálogo oficial o preguntale a un CPA antes de confirmar.
• Inscribirse y "olvidarse". Apenas te inscribís, el Vector Fiscal te activa obligaciones (IVA mensual, renta anual). Aunque no vendás nada un mes, igual tenés que declarar en cero; si no, cae sanción del art. 79 (½ salario base por declaración omitida).
• Pensar que la sociedad inactiva no hace nada. Las jurídicas inactivas también se inscriben en el RUT y presentan la declaración informativa anual (formulario 272) más el impuesto a personas jurídicas.
• Dejar morir la cuenta OVi. Si no entrás en 180 días, se desactiva. No es grave (se reactiva), pero te puede agarrar fuera de tiempo justo cuando necesitás declarar.

6. Obligaciones recurrentes (declaraciones y pagos)

Una vez inscrito como contribuyente activo en el régimen general, las obligaciones periódicas principales son:

Impuesto al Valor Agregado (IVA) — mensual

Impuesto sobre las Utilidades / Renta — anual

Declaración informativa de operaciones con terceros (anteriormente D-151)

Retenciones en la fuente (anteriormente D-103)

El antiguo formulario único D-103 fue desagregado en TRIBU-CR en 17 formularios específicos (serie 131 a 147), uno por tipo de retención (salarios, dividendos, intereses, remesas al exterior, honorarios, etc.). Esta segmentación está confirmada por las guías de TRIBU-CR 2026 y por análisis de firmas como KPMG. El sistema te muestra el formulario que corresponde según el tipo de operación; consultá con tu CPA cuál aplica a cada retención concreta.

Declaración informativa de sociedades inactivas

Pago del Impuesto a Personas Jurídicas

• Anual; monto determinado según tramos del activo total, ligado al salario base.
• Ver archivo 07-impuesto-personas-juridicas.md.

Formas de pago en TRIBU-CR

• Directamente en OVi registrando una cuenta IBAN del contribuyente (banco, tarjeta de débito o crédito).
• Depósito tradicional en bancos autorizados (modalidad que se mantiene como alternativa).
• Ya no se aceptan pagos mediante los formularios físicos del antiguo sistema.

7. Sanciones por incumplimiento

Las sanciones están establecidas principalmente en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios (CNPT), Ley N° 4755 y sus reformas.

Omisión de inscripción (artículo 78 del CNPT)

Infracción: No inscribirse en el RUT dentro del plazo de 10 días hábiles, o no notificar cambios obligatorios (domicilio, representante legal, actividad) dentro del plazo legal.

Sanción:

• 50% de un salario base por cada mes o fracción de mes de retraso.
• Tope máximo: 3 salarios base.

Montos vigentes 2026 (salario base fijado en ₡462.200 por el Poder Judicial mediante Circular N° 246-2025):

Reducción de sanción (artículo 88 del CNPT): La multa puede reducirse entre un 20% y un 80% dependiendo del momento y la forma en que el contribuyente subsana la omisión. El porcentaje exacto de reducción varía según si la Administración ya inició actuaciones o no. Se recomienda inscribirse antes de que Hacienda emita una notificación.

Omisión de declaraciones (artículo 79 del CNPT)

No presentar una declaración (IVA, renta u otra) dentro del plazo establecido, aunque no haya impuesto a pagar, genera sanción de 50% de un salario base (₡231.100 en 2026) por cada declaración omitida.

Morosidad en el pago (artículo 80 del CNPT)

Si se declara pero no se paga a tiempo: intereses moratorios a la tasa que fije la DGT (publicada periódicamente en La Gaceta), más posibles multas por morosidad.

Defraudación tributaria (artículo 92 y siguientes del CNPT)

En casos graves (declaraciones falsas, facturas irregulares, dolo), las sanciones pasan del ámbito administrativo al penal, con penas de prisión..**

Importante: la omisión de inscripción también activa consecuencias indirectas: imposibilidad de obtener patente municipal, acceder a licitaciones públicas (SICOP), abrir cuentas bancarias empresariales, o renovar permisos sectoriales, ya que estos trámites usualmente exigen estar al día con Hacienda.

8. Preguntas frecuentes

¿Qué es TRIBU-CR y en qué se diferencia de ATV? TRIBU-CR es el sistema integrado que reemplazó definitivamente a ATV el 6 de octubre de 2025. Unifica en una sola plataforma todo lo que antes estaba repartido entre ATV, TRAVI, DeclaraWeb y otros sistemas. ATV ya no existe; todos los trámites tributarios —nuevos y anteriores— se hacen en ovitribucr.hacienda.go.cr.

¿Mis credenciales de ATV sirven en TRIBU-CR? No. Todos los usuarios deben crear una cuenta nueva en TRIBU-CR. La información tributaria histórica sí fue migrada automáticamente, pero el usuario y contraseña de ATV no funcionan. El nuevo sistema usa autenticación de dos factores con código enviado al correo.

Tengo una empresa que apenas inscribí en el Registro Nacional, ¿cuánto tiempo tengo para inscribirla en Hacienda? Tenés 10 días hábiles desde la constitución (o desde el inicio de operaciones, lo que ocurra primero). El plazo aplica tanto si la empresa es activa como si es inactiva.

¿Puede inscribirse una empresa directamente, sin pasar por la persona física del representante legal? No. En TRIBU-CR, el representante legal debe primero crear su cuenta personal, y luego desde ahí vincular la cédula jurídica de la empresa. No hay inscripción directa de personas jurídicas sin ese paso previo.

¿Cuál es la diferencia entre inscribirse como persona física con actividad lucrativa vs. constituir una sociedad? Como persona física, usás tu cédula de identidad directamente: es más simple, más barato y sin constitución notarial, pero el dueño responde con su patrimonio personal. Una persona jurídica (S.A., S.R.L.) separa el patrimonio personal del empresarial y puede tener varios socios, pero requiere escritura pública ante notario, inscripción en el Registro Nacional y obtención de cédula jurídica antes de poder inscribirse en Hacienda. Para el proceso tributario en sí, los pasos en TRIBU-CR son muy similares; la diferencia es quién firma y cuántas entidades se inscriben.

¿Cuál código de actividad económica elijo si tengo más de una actividad? La actividad principal es la que genera la mayor parte de tus ingresos. Podés agregar actividades secundarias con sus propios códigos CIIU4. Cada factura que emitás debe llevar el código de la actividad a la que corresponde esa transacción. Si tenés una actividad que cae fuera del Régimen Simplificado y otra dentro, toda tu operación debe migrar al Régimen General.

¿Qué pasa si me inscribo tarde? Estás expuesto a la sanción del artículo 78 del CNPT: hasta ₡1.386.600 (3 salarios base 2026). Si te inscribís voluntariamente antes de que Hacienda te notifique, podés aplicar la reducción del artículo 88 y pagar entre el 20% y 80% menos de multa.

¿Tengo que emitir facturas electrónicas apenas me inscribo? Sí. La obligación de emitir comprobantes electrónicos (factura electrónica versión 4.4) se activa al momento de la inscripción en el RUT. Debés descargar tu llave criptográfica desde OVi e integrarla con un sistema de emisión (propio o de un proveedor autorizado). Ver archivo 08-facturacion-electronica.md para el detalle completo.

¿Cómo pago los impuestos en TRIBU-CR? Dentro de OVi, registrás tu IBAN (número de cuenta bancaria o tarjeta) y el pago se debita automáticamente al confirmar la declaración. También podés hacer un depósito en banco autorizado. Ya no se aceptan boletas físicas del antiguo sistema.

¿Qué es el Régimen Simplificado y quién puede acogerse? Es un régimen especial para pequeños contribuyentes de actividades específicas (sodas, panaderías, talleres de calzado, entre otras). Declaran trimestralmente, el IVA está incluido en el precio de venta y tienen obligaciones contables reducidas. Los ingresos y el tipo de actividad deben cumplir los parámetros que fija la DGT. Si tenés dudas, consultá con un CPA.

¿Puedo autorizar a mi contador para que haga los trámites por mí? Sí. Dentro de OVi, podés agregar un representante autorizado ingresando su número de cédula. Cuando lo autorizás, el contador tiene un plazo para aceptar la autorización dentro de la plataforma antes de poder operar tu cuenta. Las autorizaciones que existían en ATV y estaban activas al 25 de septiembre de 2025 se migraron automáticamente a TRIBU-CR.

¿Cuándo cierra mi año fiscal y cuándo declaro la renta? Para la mayoría de los contribuyentes el período fiscal es el año natural: del 1 de enero al 31 de diciembre. La declaración anual de renta (formulario 101 si sos persona física con actividad, 102 si sos sociedad) se presenta y paga a más tardar el 15 de marzo del año siguiente. Ojo: en 2026 la fecha se corre al 16 de marzo porque el 15 es domingo. Esto cambió respecto al viejo esquema de cierre en septiembre/declaración en diciembre; si tenés guías viejas, están desactualizadas.

¿El IVA cuándo lo pago? El IVA es mensual y se declara y paga el día 15 del mes siguiente (por ejemplo, el IVA de enero se paga a más tardar el 15 de febrero). Si el 15 cae feriado o fin de semana, corrés al siguiente día hábil. En TRIBU-CR la declaración (formulario 150) viene prellenada con tus facturas electrónicas 4.4 y organizada por tarifa de IVA, así que el trabajo es básicamente revisar y confirmar.

¿Y si un mes no facturé nada, igual tengo que declarar? Sí. Mientras estés inscrito como contribuyente activo, debés presentar la declaración en cero aunque no hayas tenido movimientos. No presentarla genera la sanción del art. 79 del CNPT (medio salario base, ₡231.100 en 2026), aunque no debas ni un colón de impuesto.

¿Qué es el Vector Fiscal y dónde lo veo? Es la lista de obligaciones que Hacienda te asigna al inscribirte (por ejemplo: IVA mensual + renta anual). Lo consultás dentro de OVi en el módulo RUT. Sirve para saber exactamente qué te toca declarar y cuándo; si ves una obligación que no te corresponde (o falta una), ahí mismo se ajusta modificando la actividad o el régimen.

9. Fuentes

Archivo 04 · Bloque B — Obligaciones tributarias · Última verificación: 2026-06-14 · Estado: en-progreso Continuación temática → 05-impuesto-sobre-la-renta.md (tarifas de renta) · 06-iva.md (IVA) · 08-facturacion-electronica.md (comprobantes)